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Données Personnelles

La protection des données personnelles

Politique de confidentialité

Dans le cadre de ses missions, l’UC-IRSA met en œuvre des traitements informatisés ou non, qui peuvent comporter des données vous concernant.

Les informations traitées ne sont accessibles qu’à des agents de l’UC-IRSA soumis au secret professionnel, ou à des destinataires déterminés, dans le respect des dispositions règlementaires. Elles sont conservées pendant les durées nécessaires à leur gestion et conformes aux dispositions en vigueur.

Ces traitements sont mis en œuvre sous la responsabilité du directeur de l’UC-IRSA. Les traitements font l’objet d’une information spécifique, détaillée dans la rubrique « Traitements » ci-dessous.

Conformément aux dispositions du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’opposition et de portabilité des données qui vous concernent. Le cadre juridique de certains traitements limite les droits qui vous sont accordés. Le détail de vos droits est fourni dans chaque fiche de traitement.

Vos droits sont pris en compte sur demande adressée par mail ou par courrier au délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse dpo@uc-irsa.fr, avec une copie de votre pièce d’identité.

En cas de difficultés dans l’application des droits énoncés ci-dessus, toute personne peut introduire une réclamation auprès de l’autorité indépendante en charge du respect de la protection des données personnelles :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
TSA – 80715
75 334 Paris Cedex 07

https://www.cnil.fr/

Traitements

Politique générale de protection des données personnelles UC-IRSA

L’UC-IRSA s’engage, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, met notamment en œuvre des traitements informatisés ou non qui peuvent comporter des données personnelles vous concernant.

Dans ce cadre, l’UC-IRSA s’engage à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité de l’ensemble de vos données personnelles traitées dans le respect de votre vie privée.

Sur l’ensemble de nos traitements, applications, offres de services et site Internet, nous appliquons la présente politique de protection des données personnelles. Celle-ci nous permet de vous informer en toute transparence sur l’utilisation et la protection de vos données.

Le Délégué à la protection des données (DPO)

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de ses salariés, des assurés sociaux, de ses différents partenaires et de se conformer à la réglementation, l’UC-IRSA a désigné, au sein de son organisme, un « délégué à la protection des données » (Data Protection Officer – DPO).

Le DPO veille au respect des règles de protection de vos données personnelles. À ce titre, il est l’interlocuteur privilégié de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel. C’est auprès de lui que peut s’exercer votre droit d’accès aux informations traitées.

Principes applicables à la protection des données personnelles

Le traitement de vos données s’effectue conformément au Règlement européen général sur la protection des données (RGPD) (règlement n°679/2016) et à la loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi qu’aux référentiels édictés par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

1. Responsabilité de traitement et sous-traitance

Les traitements sont mis en œuvre, sous la responsabilité de la Directrice de l’UC-IRSA, mais en fonction des traitements mis en œuvre, l’UC-IRSA peut faire appel à des sous-traitants spécifiques.

Plus particulièrement, concernant le site d’information générale de nos publics « uc-irsa.fr », il est fait appel aux sous-traitants suivants :

Destinataire	Nationalité de la société	Localisation du destinataire	Objet de la sous-traitance
OVHcloud.com	Française	Lille	Hébergement
Youtube (Google Ireland Limited)	Irlandaise	Dublin	Hébergement et diffusion des vidéos présentées sur uc-irsa.fr
Axeptio (SAS Agilitation)	Française	Montpellier	Recueil des consentements sur le traitements des données personnelles

Concernant le portail d’inscription en ligne « moneps.uc-irsa.fr », il est fait appel aux sous-traitants suivants :

Destinataire	Nationalité de la société	Localisation du destinataire	Objet de la sous-traitance
SMARTAGENDA SAS	Française	Lyon	Solution de prise de rendez-vous
OVHcloud.com	Française	Lille	Hébergement

2. À quelles fins vos données sont-elles utilisées ?

Les données personnelles sont collectées pour des objectifs précis, légitimes et proportionnés.

Cette collecte est nécessaire pour :

Exécuter nos missions d’intérêt public prévues par la loi et la réglementation en vigueur,
Contribuer au déroulement de cohortes de recherche scientifique,
Proposer des offres de services et évaluations pour études statistiques sur la base de votre consentement,

Par exemple, ces traitements sont nécessaires :

à l’inscription et la prise de rendez-vous pour la réalisation de votre examen ;
à la réalisation de votre examen de santé;
à la réalisation des analyses biologiques demandées suite à votre examen ;
à la gestion de votre dossier dans notre système d’information ;
à la mise en place d’ateliers thématique et entretiens thérapeutiques proposés suite à votre examen ;
à la gestion de nos relations avec nos publics ;
à la gestion de nos relations avec nos partenaires ;
à la promotion de nos offres de services.

L’UC-IRSA peut également traiter des données en qualité de sous-traitant pour le compte de l’ARS (Agence Régionale de Santé) ou pour le compte de l’INSERM (L’Institut national de la santé et de la recherche médicale).

Ces traitements sont nécessaires :

à la réalisation de consultations et actions de dépistages;
à la réalisation de campagnes de vaccination ;
à la Collecte de données épidémiologiques et réalisation de programmes de recherche ;

Nos missions d’intérêt public peuvent conduire à des échanges d’informations avec nos partenaires en charge de la protection sociale.

Le cas échéant, une information particulière est portée à votre connaissance via nos mentions spécifiques d’information et les éventuelles conditions générales d’utilisation (CGU) concernant lesdits services.

3. Quelles données sont collectées ?

Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte.

L’UC-IRSA s’attache à minimiser les données collectées, à les tenir à jour en facilitant les droits des personnes concernées.

L’UC-IRSA ne collecte pas de données personnelles à l’insu des personnes concernées.

Nous respectons le principe de proportion et de pertinence des données collectées.

4. Qui a accès à vos données ?

5. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

La durée de détention des données personnelles par l’UC-IRSA est variable et déterminée par différents critères, dont :

La finalité pour laquelle elle les utilise : l’UC-IRSA doit conserver les données pendant la période nécessaire à l’accomplissement de la finalité liée au traitement ;
Les obligations légales : la législation ou la réglementation peut fixer une durée minimale pendant laquelle l’UC-IRSA doit conserver les données personnelles.

L’UC-IRSA veille à la mise à jour de vos données personnelles qu’elle traite tout en respectant les finalités visées.

Les délais de conservation des données sont portés à votre connaissance.

6. Focus spécifique sur le traitement des cookies

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette ou mobile) lors de la visite d’un site, l’usage d’une application mobile ou même lors de la consultation d’une publicité. Il contient plusieurs données dont le nom du serveur qui l’a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique, éventuellement une date d’expiration.

Un cookie a différentes fonctions. Il peut permettre à celui qui l’a déposé de reconnaître un internaute, d’une visite à une autre, grâce à un identifiant unique.

Certains cookies peuvent aussi être utilisés pour stocker le contenu d’un mot de passe, d’autres pour enregistrer les paramètres de langue d’un site, d’autres encore pour vous adresser des services personnalisés.

Les sites web de l’UC-IRSA ne recueille que des cookies techniques, des cookies analytiques de mesure d’audience ou des cookies tiers destinés à améliorer l’interactivité du site.

Les cookies analytiques et de mesure d’audience permettent de connaître l’utilisation, les performances de notre site et les éventuels dysfonctionnements et d’établir des statistiques anonymes, des volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant notre site (rubriques et contenus visités, parcours de navigation).

L’objectif est donc d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie de nos services (par exemple, les pages les plus souvent consultées, les recherches les plus fréquentes, etc.).

Les cookies tiers destinés à améliorer l’interactivité du site permettent aux utilisateurs d’utiliser des services n’appartenant pas à l‘UC-IRSA.

Le site internet « moneps.uc-irsa.fr » ne collecte aucun cookie visant au recueil d’informations de navigation, seuls des cookies techniques d’identification et de gestion des sessions sont utilisés.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
PLAY_SESSION	Créer un identifiant de session unique attribué à l’utilisateur et stocker les informations sur la session en cours nécessaires au processus d’inscription.	Conservé jusqu’à la fermeture de session de navigation de l’utilisation
.

Le site « uc-irsa.fr » collecte des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site, des cookies de fonctionnalités, des cookies analytiques et de mesure d’audience et des cookies de performance.

Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
axeptio_all_vendors	Stocker l’autorisation d’utilisation de cookies pour le domaine actuel par l’utilisateur	12 mois
axeptio_authorized_vendors	Lister les cookies déclarés dans le widget Axeptio	12 mois
axeptio_cookies	Lister les informations sur le consentement du visiteur (date, identifiant anonyme unique, et état actuel du consentement)	12 mois
pa_privacy	Gérer de la politique de confidentialité / préférences de consentement des utilisateurs	12 mois

Cookies de fonctionnalité

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
wp-settings-1	Personnalisation de la vue de l’interface d’administration ou du site principal pour l’utilisateur connecté, en conservant les paramètres de configuration de l’administrateur WordPress	12 mois
wp-settings-time-1	Personnalisation de la vue de l’interface d’administration ou du site principal pour l’utilisateur connecté, en conservant les paramètres de configuration de l’administrateur WordPress	12 mois
wp-settings-time-1	Personnalisation de la vue de l’interface d’administration ou du site principal pour l’utilisateur connecté, en conservant les paramètres de configuration de l’administrateur WordPress	12 mois

Cookies analytiques et de mesure d’audience

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
_ga_8JYEBBJBZE	Cookie utilisé par Google Analytics pour distinguer les utilisateurs uniques en attribuant un numéro généré aléatoirement comme identifiant client. Il est inclus dans chaque requête de site dans Google Analytics et utilisé pour calculer les données de visiteurs, de sessions et de campagnes.	Jusqu’à 24 mois
_ga	Comme le cookie _ga_8JYEBBJBZE, il est utilisé pour distinguer les utilisateurs afin de calculer les données de visiteurs, de sessions et de campagnes pour les rapports d’analyse du site.	Jusqu’à 24 mois
_gid	Fonctionne aux côtés du cookie _ga pour stocker et mettre à jour une valeur unique pour chaque page visitée et est utilisé pour distinguer les utilisateurs.	24h
hubspotutk	Ces cookies sont associés à HubSpot et utilisés pour le suivi des visiteurs et la conduite d’analyses marketing.	Varie généralement de la session jusqu’à 2 ans, selon le type de cookie et les paramètres spécifiques de HubSpot.
_pcid	Ces cookies sont associés à HubSpot et utilisés pour le suivi des visiteurs et la conduite d’analyses marketing.	Varie généralement de la session jusqu’à 2 ans, selon le type de cookie et les paramètres spécifiques de HubSpot.
_pctx	Ces cookies sont associés à HubSpot et utilisés pour le suivi des visiteurs et la conduite d’analyses marketing.	Varie généralement de la session jusqu’à 2 ans, selon le type de cookie et les paramètres spécifiques de HubSpot.
__hstc	Ces cookies sont associés à HubSpot et utilisés pour le suivi des visiteurs et la conduite d’analyses marketing.	Varie généralement de la session jusqu’à 2 ans, selon le type de cookie et les paramètres spécifiques de HubSpot.

Cookies de performance

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
_gat_gtag_UA_248339715_1	Cette variante du cookie _gat est utilisée pour limiter le taux de requête, réduisant la collecte de données sur les sites à fort trafic.	1 minute

Le site « rapport20xx.uc-irsa.fr» collecte des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site, des cookies analytiques de mesure d’audience et des cookies vidéo.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
Tarteaucitron	Sauvegarde vos choix en matière de consentement des cookies	13 mois
is_contraste	Sauvegarde la personnalisation de l’affichage (version contrastée)	10 jours

Les cookies analytiques et de mesure d’audience

Nom des cookies	Finalité	Durée conservation
atauthority	Statistiques AT Internet (Xiti)	13 mois

Concernant les cookies Vidéo, ils permettent aux utilisateurs d’accéder à un service n’appartenant pas à l’UC-IRSA : déposés via le service de partage de vidéos YouTube, ils permettent de visionner les contenus multimédias.

Accéder à la politique et aux paramètres de confidentialité de YouTube :

https://www.youtube.com/intl/ALL_fr/howyoutubeworks/our-commitments/protecting-user-data/

https://www.youtube.com/intl/ALL_fr/howyoutubeworks/user-settings/privacy/

7. Transfert de données personnelles hors UE

Dans le cadre de ses activités et afin de vous fournir ses services, l’UC-IRSA pourrait avoir recours à des prestataires se situant hors de l’Espace Economique Européen (EEE).

Dans ce cas, nous veillerons à ce que les mesures appropriées de sécurité et de confidentialité soient prises afin de garantir le même niveau de protection de vos données personnelles que celui prévu par la Loi Informatique et Libertés et aux articles 45, 46 paragraphes 2 et 3 et 49 paragraphe 1 du RGPD.

Le transfert de vos données en dehors de l’Espace économique européen est basé sur une décision d’adéquation (article 45 du RGPD) préalable de la Commission européenne, vous garantissant un niveau adéquat à celui proposé au sein de l’Union européenne par le RGPD.

8. Confidentialité et sécurité des données

Adaptées à la nature des données et à nos activités, des politiques de protection des systèmes d’information (PSSI) sont mises en œuvre.

Toutes les précautions utiles sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment pour empêcher leur perte, altération, destruction ou utilisation par des tiers non autorisés.

En outre, l’UC-IRSA exige de ses sous-traitants qu’ils mettent en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données personnelles et un niveau de sécurité adapté au risque.

9. Droits des personnes

Adaptées à la nature des données et à nos activités, des politiques de protection des systèmes d’information (PSSI) sont mises en œuvre.

Suivi de la politique de protection des données personnelles

Cette politique, accessible à tous, sur le site Internet « uc-irsa.fr », est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans les offres de services proposées.

Détail des mentions spécifiques aux traitements

Activité du laboratoire de biologie médicale

MENTION D’INFORMATION – Gestion de la délivrance des soins et accompagnement

Les données collectées dans le cadre de la Gestion de l’examen de biologie médicale et gestion du laboratoire, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Préparer et réaliser les analyses biologiques et interpréter les résultats
Assurer le suivi des résultats pathologiques et viralité positive
Assurer une double confirmation des résultats positifs HIV
Assurer le suivi qualité de l’activité du laboratoire
Assurer la vérification de constance des résultats en cas de changement de versions logicielles
Télé verser le CR de résultats dans le DMP du consultant
Déclarer la sérologie positive des consultants
Piloter et évaluer l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Mission d’intérêt public pour les finalités suivantes :
- Préparer et réaliser les analyses biologiques et interpréter les résultats
- Assurer le suivi des résultats pathologiques et viralité positive
- Télé verser le CR de résultats dans le DMP du consultant

Obligation légale pour les finalités suivantes :
- Assurer une double confirmation des résultats positifs HIV
- Déclarer la sérologie positive des consultants

Intérêt légitime pour les finalités suivantes :
- Assurer le suivi qualité de l’activité du laboratoire
- Assurer la vérification de constance des résultats en cas de changement de versions logicielles
- Piloter et évaluer l’activité

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Pour les sous finalités “Préparer et réaliser les analyses biologiques et interpréter les résultats”, “Assurer le suivi qualité de l’activité du laboratoire”, “Assurer la vérification de constance des résultats en cas de changement de versions logicielles”, “Télé verser le CR de résultats dans le DMP du consultant ”et “Piloter l’activité” : Consultants ayant réalisé un Examen de prévention en santé ou étant venu en consultation CEGIDD/CLAT
Pour l’ensemble des sous finalités : Professionnels médicaux de l’UC-IRSA
Pour la sous finalité “ Assurer une double confirmation des résultats positifs HIV ”: Consultants ayant eu une sérologie positive
Pour la sous finalité “Assurer le suivi des résultats pathologiques et viralité positive” : Consultants ayant eu une sérologie positive ou ayant des résultats pathologiques.

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification du consultant (nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro IRSA, adresse, CP, ville, coordonnées téléphoniques)
Données d’identification des professionnels de santé (Nom, prénom, fonction)
Données médicales (ensemble des données issues de l’EPS présentes dans le dossier informatisé du consultant)

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées lors de leur consultation médicale dans l’un des centres d’examen de santé de l’UC-IRSA.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Les biologistes et personnel technique du laboratoire pour toutes les sous finalités.
Personnel technique du prestataire de maintenance du logiciel HEXALYS en cas de besoin d’intervention sur un dossier en cours (données d’identification, résultats de biologies et données médicales inscrites dans le logiciel Hexalys)
Personnels Administratif de l’UC-IRSA en charge de la facturation (Pour la finalité « Pilotage de l’activité » dans le cadre de la facturation individualisée des actes pour les activités sous-traitées)
Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA ou sur les serveurs du réseau informatique de l’UC-IRSA, en base active, tant que le salarié est dans les effectifs, puis archivées pendant 6 ans après le départ du salarié.

Les éléments du dossier médical sont conservées 5 ans en base active et 15 ans en archivage,

Les éléments nécessaires aux finalités « Assurer le suivi qualité de l’activité du laboratoire » et « Assurer la vérification de constance des résultats en cas de changement de versions logicielles » sont conservées :
- 5 ans après l’utilisation de l’automate (données de l’automate)
- 5 ans pour les lames
- 3 mois pour les édictions de contrôle
Les éléments nécessaires à la finalité « Assurer le suivi des résultats pathologiques et viralité positive » sont conservées 2 ans au-delà de l’année en cours.

A l’issue des périodes de conservation, les données sont détruites (données physiques) ou effacées (données numériques).

Les données sont transmises :

Au consultant et au médecin prescripteur (Compte rendu de biologie)
Au médecin prescripteur (Compte rendu de biologie), si le consentement a été donné lors de l’EPS.
Au professionnels de santé intervenant dans le cadre du dossier (Laboratoire du CHU de Tours pour la réalisation des doubles analyses)
Au DMP du patient (si aucune opposition n’a été formulée par la personne concernée)
A l’ARS pour les données d’identification (Nom, Prénom, Date de naissance) et résultat de sérologie HIV, dans le cadre de la sous finalité « Déclarer la sérologie positive des consultants » ( si HIV non connu de la personne)

L’UC-IRSA fait appel à des sous-traitant dans le cadre de ce traitement :

DEDALUS Healthcare fournisseur du système informatique du laboratoire « HEXALIS » utilisée pour le traitement informatisé des dossiers, dont la politique de confidentialité peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.dedalus.com/fr/fr/privacy/
CHU de Tours pour la finalité « Assurer une double confirmation des résultats positifs HIV », sous traitance assurée avec le CHU de Tours dont la politique de confidentialité peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.chu-tours.fr/?page_id=3
CHU d’Orléans dans le cadre d’une continuité d’activité du laboratoire de biologie médicale de l’UC-IRSA.

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, d’opposition, de rectification, de limitation, aux données qui les concernent. Ces droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr).

En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, les personnes concernées peuvent introduire une réclamation auprès de l’autorité indépendante en charge du respect de la protection des données personnelles à l’adresse suivante : Commission Nationale Informatique et Libertés – CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

Activités des CeGIDD

MENTION D’INFORMATION – Gestion de la délivrance des soins et accompagnement

Les données collectées dans le cadre de la Mise en œuvre d’actions de dépistage, de prise en charge et de prévention en matière de maladies sexuellement transmissible, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Réaliser des dépistages
Réaliser des prescriptions
Assurer un suivi des patients infectés
Piloter l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

→ Mission de service public

→ Consentement en cas de levée d’anonymat et de transmission de données au médecin traitant

Les personnes concernées par ce traitement sont les assurés sociaux et accompagnants de mineurs.

Les données collectées sont les suivantes :

Age, sexe, nom (facultatif), prénom (facultatif), date de naissance, pays d’origine (facultatif), adresse (facultatif), téléphone (facultatif), signature.
Déplacements dans des zones endémiques.
Données de santé : Sérologie, traitements et antécédents, résultats biologiques, orientation vers un spécialiste, antécédents d’utilisation de stupéfiants, risque de grossesse, accidents d’exposition au sang.
Vie et orientation sexuelles, agressions sexuelles et prostitution éventuelles.
Nom, prénom, date de naissance et signature des accompagnants de personnes mineures

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées lors de leur consultation médicale dans l’un des CeGIDD gérés par l’UC-IRSA.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Professionnels médicaux et administratifs des CeGIDD 50 et 61.

Les données sont conservées en base active le temps nécessaire au suivi de la personne en cas d’ouverture d’un dossier médical puis archivage pendant 20 ans après le dernier contact.

A l’issue des durées de conservation, les données sont détruites (données physiques) ou effacées définitivement (données numériques).

Des données peuvent être communiquées :

→ ARS Normandie (données d’activité non individuelles)

→ Laboratoires partenaires (UC-IRSA ou CH)

→ Comité régionale de la lutte contre le VIH

→ Santé Publique France (données d’activité non individuelles)

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

L’UC-IRSA fait appel à des sous-traitant dans le cadre de ce traitement :

EPICONCEPT, pour la fourniture de la solution Suite Santé Prévention utilisée pour le traitement informatisé des dossiers. EPICONCEPT est Certifié Hébergeur de données de Santé.

Les personnes concernées disposent des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Ces droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr). En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, Les salariés concernés peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07, https://www.cnil.fr/

Activités des centres de vaccination

Gestion des campagnes de vaccination

MENTION D’INFORMATION – Prévention, coordination et organisation des soins

Centres de vaccinations

L’UC-IRSA, responsable du traitement, met en œuvre un traitement de données personnelles dont les finalités sont :

Finalité principale :

Gestion et Mise en œuvre de campagnes et d’actions de prévention (Vaccination)

Sous Finalité :

Identification des bénéficiaires inscrits
Gestion des inscriptions et Suivis des dossiers de vaccination des personnes concernées,
Réalisation de la prise en charge des vaccinations recommandées,
Communication dans le cadre des campagnes de rappel,
Sensibilisation à certains actes de santé
Echange avec les organismes ou structures compétentes (ARS)
Gestion et pilotage de l’activité

Ce traitement est basé sur l’intérêt légitime de l’UC-IRSA pour la sous finalité liée à la gestion et pilotage de l’activité et sur une mission d’intérêt public déléguée par l’ARS pour toutes les autres sous finalités

Les catégories d’informations traitées sont :

Pour la personne vaccinée directement par les CV 18/36:

Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse, profession, pays d’origine, NIR.
Vie personnelle : voyages.
Données de santé : nom et adresse du médecin traitant, données de santé générales, traitements en cours, maladies auto-immune, statut sérologique, dates d’antériorités vaccinales et antériorité des vaccins injectés, questionnaire médical (allergies, traitements médicamenteux en cours, immunodépression ou maladie, grossesse en cours ou contraception, fièvre).
Données administratives : couverture sociale et nom de la caisse d’assuré social
Vie et orientation sexuelle : habitudes et pratiques sexuelles.

Pour les personnes vaccinées dans le cadre des partenariats avec l’IUT 18/36 ou l’AIPST 18 :

Nom, prénom, date de naissance (CV 18 + 36), médecin, date, nom du vaccin et numéro de lot (CV 18 uniquement)

Pour le représentant légal :

Autorisation parentale et signature

Pour les professionnels médicaux intervenant dans la prise en charge :

Nom du biologiste, nom du professionnel ayant réalisé l’acte, nom du prescripteur

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées lors de leur consultation médicale dans l’un des centres de vaccination concernés, mais les données d’identification de la personne concernée peuvent avoir été transmises par l’ARS en cas de méningite, hépatite A ou par la PMI ou un centre de santé en cas d’orientation de la personne concernée vers le centre de vaccination.

Ces données peuvent aussi être communiquées par l’IUT 18/36 ou de l’AIPST 18 dans le cadre de partenariats organisés pour la réalisation par ces structures de campagnes de vaccination pour le compte des centres de vaccination de l’UC-IRSA.

Les données sont accessibles uniquement par :

Le personnel médical (Infirmière, médecin, secrétaire médicale) du Centre de vaccination pour l’ensemble des données
Le personnel Administratif du Centre de vaccination pour les données d’identification

Ces agents ont accès à ces informations dans le respect du secret professionnel et dans la stricte mesure où ces données sont nécessaires à l’exercice des missions qui leur sont confiées.

Les données nécessaires à la facturation (Nom, prénom de la personne concernée, NIR, date et type de vaccin injecté, signature du médecin responsable du CV) sont transmises au pôle Budget de l’UC-IRSA et à la CPAM du département du Centre de vaccination, à des fins de facturation et de prise en charge des prestations réalisées.

Les données recueillies sont conservées dans le dossier médical des personnes concernées pendant 20 ans après le dernier contact et sont ensuite détruites.

L’UC-IRSA fait appel, dans le cadre de ce traitement à un sous-traitant, la société EPICONCEPT, pour la fourniture de la solution Suite Santé Prévention utilisée pour le traitement informatisé des dossiers. EPICONCEPT est Certifié Hébergeur de données de Santé et sa politique de confidentialité et accessible sur https://www.epiconcept.fr/mentions-legales/

Les données sont hébergées en France sur les serveurs d’EPICONCEPT.

Par ailleurs, l’UC-IRSA fait appel, dans le cadre de ce traitement à un sous-traitant dans le cadre de la réalisation des campagnes de vaccination avec les étudiants des IUT 18/36 et les Salariés vaccinés par l’AIPST 18. Ces sous-traitances sont organisées par le biais de conventions établies entre les partenaires cités et l’UC-IRSA.

Dépistage du Papilloma Virus

MENTION D’INFORMATION – Prévention, coordination et organisation des soins

Centres de vaccinations

L’UC-IRSA, en qualité de co-responsable du traitement avec l’ARS centre Val de Loire, met en œuvre un traitement de données personnelles dont les finalités sont :

Finalité principale :

Gestion et Mise en œuvre de campagnes de dépistage du Papilloma Virus

Sous Finalité :

Identification des bénéficiaires
Gestion des inscriptions et Suivis des dossiers de vaccination des personnes concernées,
Réalisation de la prise en charge de la vaccination HPV
Sensibilisation à certains actes de santé
Echange avec les organismes ou structures compétentes (ARS)
Gestion et pilotage de l’activité

Les catégories d’informations traitées sont :

Sur l’autorisation parentale et le dossier de vaccination :

Les données d’identité de l’enfant (nom et prénom, date de naissance et sexe) ;
Les données d’identité et de contact des parents ou responsables légaux (nom et prénom, numéro de sécurité sociale auquel est rattaché l’enfant, code postal de résidence, numéro de téléphone portable, signature) ainsi que des données relatives à leur situation administrative (régime de sécurité sociale et bénéfice ou non d’une complémentaire santé) ;
L’autorisation à la vaccination contre les HPV et à d’autres vaccinations (obligatoires) ainsi que, en cas de signature par un seul responsable légal de ces autorisations, une déclaration quant à une responsabilité légale unique ou à l’autorisation donnée par le second responsable légal de l’enfant ;
Les données relatives à la vaccination souhaitée, contre les HPV ou les autres pathologies mentionnées dans le formulaire d’autorisation complémentaire.

Sur le bordereau de facturation des vaccins

Nom et signature du responsable du centre,
Date de vaccination de l’enfant, NIR du parent ouvrant droit
Nom et commune du collège,
Données d’identification de l’enfant (Nom, prénom, DN, sexe, code postal)
Données de vaccination (antécédents de vaccination HPV de l’enfant)
Données de situation administrative de l’ouvrant droit (type de contrat, régime d’assurance maladie)

Sur le feuillet d’identification des volontaires et sur le bordereau de facturation des actes.

Données d’identification du volontaire (Nom prénom, NIR, DN, Lieu de naissance, Adresse postale, numéro de téléphone et mail, signature)
Données financières : RIB (si non connus de la CPAM),
Données administratives : CPAM de gestion,
Données professionnelles : Situation d’activité, statut de profession médicale, nombre d’heures effectuées, et jours d’intervention
Signature du Médecin du Centre de vaccination

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées dans l’autorisation parentale et lors de leur consultation médicale dans l’un des centres de vaccination concernés.

Les données sont accessibles uniquement par :

Le personnel médical (Infirmière, médecin, secrétaire médicale) du Centre de vaccination pour l’ensemble des données
Le personnel Administratif du Centre de vaccination pour les données d’identification

Ces agents ont accès à ces informations dans le respect du secret professionnel et dans la stricte mesure où ces données sont nécessaires à l’exercice des missions qui leur sont confiées.

Les données nécessaires à la facturation (bordereau de facturation des vaccins et bordereau de facturation des actes) sont transmises à la CPAM du département du Centre de vaccination, à des fins de facturation et de prise en charge des vaccins injectés.

Les données recueillies dans le feuillet d’identification des volontaires sont transmises à la CPAM pour transmission au réseau des URSSAF pour création du compte cotisant de la personne volontaire.

Les données relatives à la vaccination, recueillies dans le cadre de ce traitement sont conservées dix-huit (18) ans à compter du déplacement dans l’établissement scolaire dans lequel les vaccinations sont réalisées et sont ensuite détruites.

Les données relatives à l’intervention et à la facturation des actes des volontaires, sont conservées 5 ans après la réalisation de la campagne et sont ensuite détruites.

Les données sont hébergées en France sur les serveurs d’EPICONCEPT.

Activités des centres d'examens

Gestion et réalisation des missions des Centres Examens Santé (CES)

MENTION D’INFORMATION – Gestion de la délivrance des soins et accompagnement

Les données collectées dans le cadre de la Gestion et réalisation des missions des Centres Examens Santé (CES), font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

L’examen en santé est facultatif.

Les données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Acquérir contrôler et traiter l’enregistrement des informations utiles
Effectuer les opérations relatives à l’identification, la sélection et la sollicitation des publics.
Gérer les invitations et rendez-vous des publics
Mener les examens de prévention en santé (dont auto-questionnaires)
Gérer les programmes d’éducation thérapeutique du patient
Gérer les actions d’éducation en santé
Transmettre les résultats au médecin traitant de la personne concernée.
Produire des statistiques, des indicateurs de pilotage et réaliser des études et évaluations

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Pour la transmission des résultats au médecin traitant de la personne concernée, le traitement est basé sur le consentement de la personne concerné (Article 6.1.a du RGDP)
Pour les missions de statistiques et pilotage, le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement (Article 6.1.f).
Pour l’envoi des invitations à passer un examen, le traitement est basé sur une obligation légale (Art 6.1.c du RGPD) en vertu des articles L321-3 du code de la sécurité sociale et R.321 -5 du code de la sécurité sociale)
Pour toutes les autres sous finalités, le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public (Article 6.1.e du RGPD), notamment fondée sur les textes suivants : article L321-3 du code de la sécurité sociale, article R.321 -5 du code de la sécurité sociale.

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Le consultant, bénéficiaire de l’Assurance Maladie
Professionnels de santé ou administratif exerçant dans les centres d’examens de santé
Professionnels extérieurs au centre mais entrant dans le cadre de la prise en charge
Médecins-traitants si connus
Agents de l’UC-IRSA pour les traces de connexion dans les système d’information.

Les données collectées sont les suivantes :

Pour les consultants:
- Données d’identification dont nom, prénom, NIR, NIA, sexe, date de naissance, date de décès,
- Données de contact dont l’adresse complète, l’adresse mail et le numéro de téléphone
- Données relatives au rattachement dont organisme de rattachement, régime, ouverture de droit,
- Données relatives à la santé dont suivi médical, antécédents médicaux personnels et familiaux, état de santé actuel, les traitements, tout élément nécessaire pour le professionnel de santé pour juger de l’état de santé du consultant, résultats des examens de santé réalisés au centre d’examens de santé,
- Données financières limitées au bénéfice de la CSS,
- Données relatives à la vie personnelle dont situation familiale, habitude de vie et situation matrimoniale
- Données relatives à la situation professionnelle dont profession, niveau d’études
- Données issues du questionnaire d’évaluation de la précarité et des inégalités de santé dans les centres d’examens de santé (EPICES)
- Données de rendez-vous (préférences de lieu et de jour, indisponibilités, lieu, date et heure de rendez-vous, prestations objet du rendez-vous (Examen ou Prise de sang)
- Données techniques suite à l’inscription en ligne (code unique d’invitation, données techniques de sessions sur les services web)

Pour les professionnels de santé
- Données d’identification dont Nom, prénom, numéro d’identification, habilitations Pour le médecin traitant du consultant
- Données d’identification dont nom, prénom,
- Données de contact : adresse, adresse de messagerie, numéro de téléphone
Pour les agents des centres d’examen de santé :
- Données de connexion et actions des agents

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées lors de leur consultation médicale dans l’un des centres d’examen de santé de l’UC-IRSA.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Professionnels de santé de l’UC-IRSA (professionnels administratif et technique intervenant dans le processus de l’examen de santé, strictement habilité à accéder aux données dans le cadre de ses fonctions, dans le respect du principe du besoin d’en connaître et des missions dévolues aux professionnels de santé des centres d’examens de santé et personnes placées sous l’autorité d’un médecin responsable.)

Les données administratives et médicales collectées ainsi que les comptes rendus sont archivées vingt ans après le dernier contact avec le consultant conformément à l’article R.1112-7 du code de la Santé publique.

Les données d’identification et de contact des personnes inscrites à l’examen, mais qui ne se sont jamais présentées, sont conservées pendant 1 ans.

Les informations de RDV sont conservées 3 mois après la date de RDV.

A l’issue des durées de conservation, les données sont détruites (données physiques) ou effacées définitivement (données numériques).

Les données sont transmises :

Le médecin traitant sur consentement du consultant
La cohorte Constance (cohorte Cnam et Inserm) pour la réalisation d’études et sur consentement du consultant
Les laboratoires de biologie médicale sous-traitant du centre d’examens de santé
Plateforme de lecture d’électrocardiogramme, sous-traitant du centre d’examens de santé

L’UC-IRSA fait appel à des sous-traitant dans le cadre de ce traitement :

Les laboratoires de biologie médicale externes à l’UC-IRSA,
Les plateformes de lecture d’électrocardiogramme,
Les prestataires en charge de l’envoi de mails et SMS (DOCOON) et courriers (DOC ONE) dans le cadre de l’invitation et de l’inscription ou en charge de l’hébergement des données relatives à la prise de rendez-vous en ligne (SMART AGENDA).

Conformément aux articles 5, 12, 13 ou 14 du RGPD relatifs à la transparence sur les traitements et sur les informations à communiquer aux personnes concernées, les informations figurent dans la politique générale de protection des données personnelles présente sur le site internet de l’UC-IRSA

Une mention spécifique relative aux examens de santé est affichée dans les locaux des CES ainsi que sur l’auto-questionnaire fourni et sur la fiche d’inscription à l’examen de santé.

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, aux données qui les concernent. Le droit d’opposition n’est possible que sur les finalités basées sur les articles 6.1.e et 6.1.f du RGPD. Les personnes concernées possèdent également un droit de retrait du consentement pour la finalité basée sur l’article 6.1.a du RGPD.

Ces droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr).

Expérimentation hygiène bucco-dentaire

MENTION D’INFORMATION – Entretien hygiène bucco-dentaire

Les données collectées par le biais des formulaires « Pouvez-vous nous donner votre avis sur l’entretien buccodentaire », « formulaire de consentement au traitement des données personnelles » et celles collectées lors de l’entretien et consignées sur le document « Entretien bucco – dentaire CES Laval » feront l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées dans le but de mener une étude sur la mise en place d’une nouvelle offre de service destinée à proposer un entretien hygiène bucco-dentaire aux personnes ayant bénéficié d’un examen de prévention ou d’un rendez-vous de prise de sang au sein du Centre d’Examen de Santé de la Mayenne.

Le recueil de ces données repose sur le consentement des personnes concernées (Art 6.1.a du RGPD).

Les données recueillies seront utilisées uniquement pour :

Réaliser l’entretien d’hygiène bucco-dentaire
Enregistrer les données pseudonymisées dans une base de données interne à l’UC-IRSA pour
- Effectuer des analyses statistiques dans le cadre de cette expérimentation
- Évaluer le degré de satisfaction des participants vis-à-vis de l’entretien réalisé
- Évaluer l’efficacité des entretiens d’hygiène bucco-dentaire

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification (nom, prénom, signature, sexe, âge)
Données médicales (hygiène bucco-dentaire, facteurs de risques de pathologies bucco-dentaire)
Données sociales : Score EPICES

Ces données, qui proviennent directement de la personne concernée pour celles recueillies lors de l’entretien ou lors de l’inscription à l’EPS, seront accessibles uniquement par les professionnels de santé (Médecin de santé publique, Assistante Bucco-dentaire) intervenant dans le cadre de cette expérimentation.

Les données recueillies sont pseudonymisées lors de leur enregistrement (Identification directe impossible), et les formulaires papier sont conservés de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA, pendant le temps nécessaire à la réalisation des analyses statistiques et à la validation des résultats de l’étude.

Les données seront conservées le temps nécessaire à la réalisation de l’étude et au terme de cette durée, les données papier seront détruites. Le formulaire de consentement sera conservé pendant 2 an après la fin de l’expérimentation.

Le droit à l’opposition ne s’applique pas en raison de la base légale du traitement basée sur le consentement.

En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

Activités des CLAT

MENTION D’INFORMATION – Gestion de la délivrance des soins et accompagnement

Les données collectées dans le cadre de la Mise en œuvre d’actions de surveillance, de dépistage, de prise en charge et de suivi des patients, de prévention et vaccination anti tuberculose, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Réaliser des enquêtes autour d’un cas et suivi médical et médicosocial des personnes traitées
Réaliser des dépistages ciblés de la tuberculose auprès des publics à risque
Assurer la vaccination antituberculeuse
Piloter l’activité
Assurer la délivrance de traitements pour les personnes éloignées du soin
Contribuer, en lien avec les agences régionales de santé (ARS) et l’Agence nationale de santé publique – Santé publique France, à la surveillance de la tuberculose par la déclaration obligatoire

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Mission d’intérêt public (toutes finalités hormis pilotage de l’activité)
Intérêt légitime (Pilotage de l’activité)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Pour la finalité Enquêtes en cas de tuberculose et le dépistage ciblé : Migrants, assurés sociaux, personnes précaires, mineurs isolés, personnes incarcérées, patients infectés, personnes contacts le cas échéant
Pour la finalité Vaccination : Mineurs de moins de 15 ans et leurs parents ou représentants légaux
Pour la finalité Pilotage : Patients infectés, personnes incarcérées, patients bénéficiants de vaccination, migrants

Les données collectées sont les suivantes :

Pour la finalité Enquêtes en cas de tuberculose et le dépistage ciblé

Données identification du patient (Date de naissance, initiales du nom et prénom, nom, prénom, nom de naissance, sexe, nationalité, pays de naissance, date d’arrivée en France, signature), Nom de l’accompagnement et lien de parenté le cas échéant, NIR, numéro d’écrou le cas échéant
Données professionnelles (Situation professionnelle et catégorie socioprofessionnel)
Données de santé : Coordonnées du médecin traitant (nom et adresse et téléphone),couverture sociale, et type de mutuelle, compte rendu hospitalisation, résultats de laboratoire, radiographies pulmonaires, dates de vaccination résultats BCG et IDR, antécédents médicaux primo-infection, traitement antituberculeux, maladie immunodépressive (polyarthrite, HIV, leucémie, greffe), épilepsie, cortisone, tabac, alcool, drogue, traitements en cours : traitement immunodépresseur / cortisone / contraception pilule / antibiotiques, symptômes.
Données des personnes contact (date de naissance, nom, prénom, lien avec la personne, adresse, mail ou mail de l’accompagnateur social le cas échéant, téléphone, age, sexe, date de consultation, nature du contact) résultats IDR et radio des poumons)
Données Familiales (Situation familiale, Pays de naissance du père et de la mère pour les mineurs) Données de comportement (séjours en pays endémiques)

Pour la finalité Vaccination

Nom, prénom de l’enfant, date de naissance, numéro de téléphone des parents, NIR, nationalité des parents, numéro de lot, date d’injection.

Pour la finalité Pilotage

Suivi des dépistages ciblés => Nom, prénom, âge, catégorie, adresse, données médicales (QTF/IDR, traitement, ITL, suivi RP)
Listing Maison d’arrêt => Numéro d’écrou, nom, prénom, date de naissance, Numéro d’identifiant hospitalier
Registre quantiférons => Motif, sexe, nopm, prébom, adresse, date de naissance, dept sécu, date de pds
Bordereau BCG => Nom, prénom, date de naissance, NR, date de vaccination, numéro de lot
Registre archivage radios => Nom, Prenom, Date de naissance, Motif radio, date de réalisation

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, telles que collectées lors de leur consultation médicale dans l’un des CLAT concernés.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Professionnels médicaux et administratifs des CLAT intervenant dans le cadre du dossier (Toutes finalités)
Personnels Administratif de l’UC-IRSA en charge de la facturation (Pour la finalité « Pilotage de l’activité » dans le cadre de la facturation individualisée des actes)

Durées de conservation :

Pour la finalité Enquêtes en cas de tuberculose : Conservation en base active – 3 ans, puis Conservation en archives intermédiaires – 20 ans après dernier contact
Pour la finalité de pilotage : Les registres d’archivage sont conservés pendant 20 ans (durée de conservation des archives concernées), Les registres de suivi des patients (quantifions) sont conservés depuis le début de l’activité sans archivage spécifique, Registre des tubertest, conservé en bureautique, imprimé et archivé papier pendant 20 ans après dernier contact.
Pour la finalité de dépistages ciblés : Conservation dans le dossier de la prescription et de la fiche de liaison pendant 1 an si la personne n’est pas revue, sinon, conservation pendant 20 ans après le dernier contact

A l’issue des durées de conservation, les données sont détruites (données physiques) ou effacées définitivement (données numériques).

Des données peuvent être communiquées :

A des professionnels de santé intervenant dans le cadre du suivi du dossier (Pour les finalités d’enquête, de dépistage ciblé et de vaccination : Pneumologue, radiologue, Centre Hospitalier, médecine du travail en cas de transmission en milieu professionnel et interprofessionnel)
A la caisse Primaire d’assurance maladie du département du CLAT (Pour la finalité de Pilotage concernant les données de facturation individualisées)

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

L’UC-IRSA fait appel à des sous-traitant dans le cadre de ce traitement :

EPICONCEPT, pour la fourniture de la solution Suite Santé Prévention utilisée pour le traitement informatisé des dossiers. EPICONCEPT est Certifié Hébergeur de données de Santé.

Fonctionnement courant de l'organisme

MENTION D’INFORMATION – Traitements nécessaires au fonctionnement courant de l’organisme

Les données collectées dans le cadre de la Supervision de l’activité des directions, départements, missions et services font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gérer le suivi des communications écrites sortantes
Gérer le suivi de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Intérêt légitime ((Art 6.f du RGPD)

Les catégories de personnes concernées sont les suivantes :

Direction UC-IRSA
Responsables de services supports
Contacts externes de la Direction dans la gestion courante

Les données collectées sont les suivantes :

Communications sortante : Nom-Prénom-adresse mail-adresse postale (non systématique)
Suivi de l’activité : Nom – Prénom – fonction – organisme d’appartenance (le cas échéant)

Ces données proviennent des bases RH pour le personnel UC-IRSA et des personnes concernées pour les contacts externes. Elles sont accessibles uniquement du personnel du Secrétariat de Direction, de la Directrice, des Adjoints au Directeur.

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA:

Pour le suivi de l’activité, les données sont conservées pendant 1 an après la fin de l’activité suivie.
Pour le suivi des communications écrites sortantes, les données sont conservées pendant 1 an après la fin de l’année civile d’émission du courrier.

Les données ne sont pas transférées et aucun sous traitent n’intervient dans la gestion de ce traitement.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation, et d’opposition en contactant le DPO de l’UC-IRSA par email à dpo@uc-irsa.fr ou par téléphone au 02 47 36 36 36. En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

Gestion des recours, contentieux et actions juridiques

MENTION D’INFORMATION – Gestion des recours, contentieux et actions juridiques

Les données collectées dans le cadre de la Gestion des droits Informatique et libertés, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Le recueil de ces données nécessaire à la Gestion des droits des personnes concernées repose sur la base légale de l’obligation légale (Art 6.c du RGPD).

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Consultants
Fournisseurs,
Salariés de l’organisme
Partenaires

Les données collectées sont les suivantes :

Nom, prénom, numéro d’identification interne, copie de preuve d’identité du demandeur
Nom, prénom des acteurs internes ou externes (en cas de données gérées par un sous-traitant) ayant procédé à la mise en œuvre de la demande d’exercice de droit.

Ces données, proviennent des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement du DPO de l’UC-IRSA, et des services internes concernés par la mise en œuvre de la demande d’exercice de droit.

Durées de conservation :

Les demandes sont conservées 5 ans
Les copies de preuve d’identité ne sont conservées que le temps de vérifier l’identité de la personne.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Des données ne sont pas communiquées.

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition ne s’applique pas en raison de la base légale du traitement fondée sur une obligation légale.

Gouvernance de l'organisme

Déontologie et alertes

MENTION D’INFORMATION – Instances de gouvernance et relation presse

Les données collectées dans le cadre du contrôle de la Déontologie des membres des instances de gouvernance, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Constitution et suivi des dossiers relatifs à la déontologie et aux conflits d’intérêts
Réception, enregistrement, examen et suivi des demandes et signalements
Gestion du recueil des alertes
Pilotage et évaluation de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Article 6.C du RGPD (Obligation légale) : Pour les finalités hormis le pilotage et l’évaluation de l’activité
Article 6.f du RGPD (Intérêt légitime) Pour le pilotage et l’évaluation de l’activité

Les personnes concernées par ce traitement sont les Conseillers titulaires et suppléants de l’UC-IRSA.

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification (Nom, prénom, signature),
Données professionnelles (Profession, Organisme d’appartenance, historique de carrière (activités prinicpales, type et lieu d’exercice, début et fin d’activité), activités secondaires (nom de la structure, fonction ou activité, rémunération O/N, date de début et de fin d’activité
Exercice d’une fonction ou d’un mandat financé (structure, activité, organisme financeur, date de début et fin d’activités)
Données familiales (Nom prénom des proches parents ayant des intérêts dans une structure avec le même objet social (organisme, fonction et position dans la structure ou montant, % du captital détenu, lien de parenté, date de début et de fin d’activité

Ces données, qui proviennent directement de la personne concernée.

Elles sont accessibles uniquement du Déontologue local de l’UC-IRSA et la Présidence du Conseil.

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA, en base active le temps du mandat puis en archive 4 ans après la fin d’un mandat.

Les données ne sont pas transférées et l’UC-IRSA ne fait appel à aucun sous-traitant dans le cadre de ce traitement.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation, de retrait du consentement (pour la finalité concernée) ou d’opposition (pour la finalité spécifique basée sur l’intérêt légitime) en contactant le DPO de l’UC-IRSA par email à dpo@uc-irsa.fr ou par téléphone au 02 47 36 36 36. En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

Gestion des instances de gouvernance et relations presse

MENTION D’INFORMATION – Instances de gouvernance et relation presse

Les données collectées dans le cadre de la gestion des instances de gouvernance et relations presse font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des bases de contact des membres titulaires et suppléants des Conseils et des Commissions
Gestion des instances (convocations, extraits d’urgence, procès-verbaux) et historisation des éléments.
Enregistrement Audio et Vidéo des séances (à des fins de restitution fidèle des échanges)
Validation de la liste des conseiller auprès de la tutelle

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Intérêt légitime ((Art 6.f du RGPD) pour les finalités : Gestion des bases de contact des membres titulaires et suppléants des Conseils et des Commissions et Gestion des instances
Obligation légale (Art 6.c du RGPD) pour la finalité : Validation de la liste des conseiller auprès de la tutelle.
Consentement (Art 6.a) pour la finalité : Enregistrement Audio et Vidéo des séances

Les personnes concernées sont les Administrateurs de l’UC-IRSA, les agents et personnes extérieures, participants aux instances de gouvernance.

Les données collectées sont les suivantes :

Pour les agents et participant à des instances hors conseil

Données d’identification et de contact (Nom-Prénom, adresse email, signature le cas échéant et organisme d’appartenance des participants, voix, image)

Pour les administrateurs

Données d’identification et de contact (Nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, carte grise, signature, voix, image)
Données syndicale (Appartenance syndicale, collège)
Données bancaires (RIB)

Ces données, qui proviennent directement de la personne concernée pour celles concernant les administrateurs ou des personnes extérieures participant aux réunions, ou de la base RH de l’organisme pour les salariés participant aux réunions. Elles sont accessibles uniquement du Secrétariat de direction de l’UC-IRSA (Données de présence de l’instance bureau et enregistrements audio / vidéo des réunions), ou de l’équipe de direction et de son secrétariat (Pour toutes les autres données)

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA, en base active le temps du mandat puis en archive 4 ans après la fin d’un mandat. Les enregistrements Audio et Vidéo, quant à eux, sont uniquement conservés le temps de réaliser et valider le PV et ou CR de la réunion concernée, puis effacés.

Les données sont transférées aux destinataires suivants :

Transmission du PV des séances aux Membres de l’instance, représentant légal de l’UC-IRSA (pour le Bureau ou CODIR et CODIRSA), membres des instances et Equipe de Direction
Transmission Feuilles de présence des instances, données d’identification (Nom, prénom, distance kilométrique domicile, carte grise) au Services RH si personnel ou service budget pour les remboursements de frais des administrateurs
Transmission liste des convoqués au conseil (données d’identification : Nom prénom) aux CPAM d’accueil en cas de conseil délocalisé
Transmission à la MNC (Mission nationale de contrôle) des PV signés, supports présentés en séance et liste d’émargement pour validation), liste des conseillers (contenant les noms-prénoms-DN-appartenance syndicale-collège, CPAM de rattachement, adresses mails)

Dans le cadre de ces traitements, l’UC-IRSA fait appel à un sous-traitant (Zoom Communications, Inc), qui définit dans sa politique de confidentialité que les données peuvent être transférées ou stockées aux États-Unis où la société est établie, ainsi que dans d’autres pays en dehors de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni. Pour plus d’information sur la politique de confidentialité de Zoom Communications, Inc, consultez la page https://www.zoom.com/fr/trust/privacy/

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation, de retrait du consentement (pour la finalité concernée) ou d’opposition (pour la finalité spécifique basée sur l’intérêt légitime) en contactant le DPO de l’UC-IRSA par email à dpo@uc-irsa.fr ou par téléphone au 02 47 36 36 36. En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

Relations avec les partenaires

MENTION D’INFORMATION – Gestion relations réseau

Les données collectées dans le cadre de la gestion administrative du partenariat (annuaire, conventions, correspondance), font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des bases de contact des partenaires
Documenter les conventions signées avec des tiers
Piloter et évaluer l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Article 6.f (Intérêt légitime) pour le Pilotage et l’évaluation de l’activité et la gestion des bases de contact
Article 6.b (Contrat) pour la documentation des conventions

Les personnes concernées par ce traitement sont les Représentants légaux des parties signataires et les Salariés intervenant dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de la convention.

Les données collectées sont les suivantes :

Nom
Prénom
Signature des parties
Fonctions
Coordonnées de contacts professionnels
Code unique partenaire

Ces données, qui proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement aux Partenaires signataires de la convention et aux Salariés concernés par l’objet de la convention (CCD, médecins responsables, cadres administratifs).

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA et sur les serveurs du réseau informatique de l’UC-IRSA, en base active le temps de la durée de la validité de la convention puis archivées pendant 5 ans après la fin de la convention.

Les données ne sont pas transférées et l’UC-IRSA ne fait appel à aucun sous-traitant dans le cadre de ce traitement.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation et d’opposition (pour la finalité spécifique basée sur l’intérêt légitime) en contactant le DPO de l’UC-IRSA par email à dpo@uc-irsa.fr ou par téléphone au 02 47 36 36 36. En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

Relations sociales

MENTION D’INFORMATION – Relations Sociales

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, met en œuvre un traitement de données personnelles en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des candidatures et diffusion des listes de candidats.
Préparation et gestion du vote par correspondance
Préparation des collèges électoraux.
Établissement et publication des résultats.

Le recueil de ces données repose sur l’article 6.1.c du RGPD: le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (Code du travail, articles L 2314, modifié par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise).

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés ou anciens salariés (personnel de l’UC-IRSA de plus de 16 ans et avec plus de 3 mois d’ancienneté.)

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification des électeurs : Nom, prénom, âge, date d’entrée dans un organisme de l’Assurance Maladie.
Données d’identification des candidats : Nom, prénom, statut
Données d’identification des membres du bureau de vote : Nom, prénom, signatures (pour le président)
Adresse personnelle (en vue de l’envoi des éléments de vote par correspondance) pour le personnel des CES, et les salariés en congés, et en déplacement)
Appartenance syndicale et nature du mandat sollicité (pour les candidats),
Données d’identification Nom, prénom, appartenance syndicale, statut et nombres de voix obtenues pour les personnels élus.

Ces données, proviennent des bases RH de l’organisme.

Elles sont accessibles uniquement des Agents du service des ressources humaines (Pole GAP), du Pole relations sociales, de la Direction.

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée du mandat (PV et résultats) 60 jours (données relatives au responsable de l’élection, aux organisations syndicales, aux candidats et aux membres du bureau de vote.)
Archivage intermédiaire : 4 ans à compter de la fin du mandat ((PV et résultats)

Les données sont transmises à l’ensemble du personnel par voie d’affichage ((Liste des électeurs, des candidats et PV de résultats) et les résultats des élections sont transmis à l’UCANSS et à la Direction du travail.

Les candidats disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition n’est pas applicable en raison de la base légale de ces traitements, fondés sur l’obligation légale.

Ressources Humaines

Gestion du temps de travail, CET

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion du temps de travail, des modalités d’organisation de l’activité et du compte épargne temps, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des contrats de travail et avenants
Gestion des absences
Gestion des comptes épargne temps
Pilotage et évaluation de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Article 6-1-b du RGPD: Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés ou anciens salariés
Stagiaires ou anciens stagiaires

Les données collectées sont les suivantes :

Gestion des contrats de travail et avenants (Nom, prénom, adresse, poste, niveau de rémunération)
Gestion des absences (ETP, matricule, temps de travail, catégorie emploie, nom, prénom, écart compteur total (M-1/M))
Gestion des comptes épargne temps (Données d’identification dont nom, prénoms, données de salaire)

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Service RH (Salariés pole GAP),
La direction,
Le manager des personnes concernées,
Le fondé de pouvoir

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs
Archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme.

Des données peuvent être communiquées :

Au CNGP (centre national de gestion de la paye) dans le cadre de la Gestion des comptes épargne temps

L’UC-IRSA s’appuie sur un autre sous-traitant dans le cadre de la gestion des absences et du temps de présence, la société INCOTEC, éditeur du logiciel incovar, dont la politique de confidentialité peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.incotec-software.com/politique-de-confidentialite.

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent. Ces droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr).

En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, Les salariés concernés peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07, https://www.cnil.fr/

Réservation transports et hôtellerie

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Dans le cadre de la réservation des transports et d’hôtels pour les déplacements professionnels, l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, met en œuvre un traitement de données personnelles, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Transmission au prestataire des listes des personnes bénéficiaires
Commande des titres de transport et nuitées d’hôtellerie,
Vérification et gestion de la facturation de ces titres,
Pilotage et suivi de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Art 6.f du RGPD : Le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’employeur

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés ou anciens salariés

Les données traitées sont les suivantes :

Données d’identification (nom, prénom, adresse mail professionnelle, date de naissance)

Ces données, proviennent des fichiers RH de l’UC-IRSA.

Elles sont accessibles uniquement des salariés du prestataire en charge de la mise en œuvre des réservations, des salariés UC-IRSA chargés d’effectuer les réservations pour le compte des salariés, service RH Pole GAP.

Durées de conservation :

Conservation en base active dans l’outil du prestataire : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs et tant que l’outil du prestataire est actif
Archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme

Des données sont communiquées aux sous-traitants intervenant dans le cadre de la gestion de ce traitement, mais les données ne sont pas transférées en dehors de l’UE :

Prestataire Ailleurs Business, plateforme de réservation des titres.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation et d’opposition relatifs aux données qui les concernent.

Gestion de la paie, du prélèvement à la source, des frais professionnels

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Dans le cadre de la Gestion de la paie, du prélèvement à la source, des frais professionnels, l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, met en œuvre un traitement de données personnelles, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Déclaration des cotisations obligatoires,
Gestion des demandes d’acomptes,
Vérification et mise en œuvre de la paie et des frais professionnels
Calcul de l’impôt
Gestion du coffre-fort numérique
Pilotage et suivi de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Art 6.b du RGPD : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat (Gestion des demandes d’acomptes, Vérification et mise en œuvre de la paie et des frais professionnels) (code du travail / Décret n° 2009-1065 du 28 août 2009 (Compte Épargne Temps) / Décret n° 2011-184 du 15 février 2011 (comité technique et bilan social))
Art 6.a du RGPD : : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une obligation légale (Déclaration des cotisations obligatoires, Calcul de l’impôt)
Art 6.f du RGPD : Le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’employeur (Gestion du coffre-fort numérique, Pilotage et suivi de l’activité)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés ou anciens salariés

Les données traitées sont les suivantes :

Données nominatives (nom, prénom, numéro d’agent, adresse mail professionnelle, NIR)
Données de salaire (tout éléments de salaires, absence, retenues sur salaire, etc.)
Données fiscales (taux de prélèvement)

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des salariés du Service RH pole GAP), et des salariés de la direction comptable et financière pour la vérification de la paie.

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs
Archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme

Des données sont communiquées aux sous-traitants intervenant dans le cadre de la gestion de ce traitement, mais les données ne sont pas transférées en dehors de l’UE :

Prestataire DOCAPOST pour la gestion du coffre-fort électronique (Nom, prénom, copie du bulletin de salaire au format PDF uniquement)
CNGP pour la mise en œuvre de la paie et des frais professionnels

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent. Le droit d’opposition n’est applicable que sur les finalités basées sur l’intérêt légitime.

Vérification des inscriptions et des cotisations des IDE à l'ONI

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Dans le cadre de la Vérification des inscriptions et des cotisations des IDE à l’ONI, L’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, procède à un traitement de données personnelles, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Vérification des inscriptions et des cotisations des IDE à l’ONI.
Mise à jour de la liste des infirmiers

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Article 6-1-a du RGPD: Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (Décret 2028-596 du 10 juillet 2018)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

IDE salarié(e)s

Les données collectées sont les suivantes :

Les données traitées sont les suivantes :

Données d’identification Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro Adeli, NIR
Données d’études : diplôme IDE

Ces données, proviennent directement des personnes concernées, communiquées lors de leur recrutement.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Agents des ressources humaines en charge de la gestion administrative des personnels (Pole GAP)

Durées de conservation :

Les fichiers sont supprimés après transmission à l’ONI

Des données sont communiquées à l’ONI (Ordre national des infirmiers), mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les candidats disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent. Le droit d’opposition ne s’applique pas en raison de la base légale du traitement fondées sur une obligation légale.

Gestion du télétravail

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion du télétravail, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gérer les dossiers de candidature au télétravail.
Gérer le suivi des formalités annuelles.
Vérifier la conformité des lieux de télétravail selon les exigences du protocole d’accord concernant le télétravail.

Le recueil de ces données repose sur la base légale de l’éxécution d’un contrat (Art 6.b du RGPD).

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés
Anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Nom, prénom, Emploi, service, Adresse IP personnelle (test débit), Adresse postale, nom de l’assureur et référence assuré

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des Salariés RH Pole GAP, et de la direction.

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs.
Conservation en archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Dans le cadre de ce traitement, l’UC-IRSA à recours à un prestataire extérieur pour l’exécution de la vérification réglementaire et la rédaction du rapport de conformité.

Les données propres au logement et les données du salarié sont communiquées au prestataire par l’agent directement, aucune donnée n’est communiquée au prestataire par l’employeur.

En aucun cas les données sont transférées en dehors de l’UE.

Les engagements de confidentialité, responsabilités et obligations des parties sur les données personnelles traitées sont définis dans un contrat signé entre l’organisme l’UC-IRSA et le sous-traitant.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition ne s’applique pas en raison de la base légale de ce traitement (Exécution d’un contrat)

Ces droits droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr).

Gestion Administrative du personnel

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion administrative des personnels, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des demandes des salariés et conservation des historiques des échanges
Gestion du dossier agent

Le recueil de ces données repose sur la base légale du contrat (Art 6.b du RGPD).

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés ou anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Gestion du dossier agent

Toutes les informations liées au salarié (nom, prénom, sexe, nom de jeune fille, copie de CNI, documents administratifs copie de carte vitale (NIR), date de naissance, adresse téléphone, mail), niveau de diplôme, type de contrat de travail, ancienneté, emploi occupé, taux d’invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre), Bulletin n°2 du casier judiciaire (agents embauchés), temps de travail, éléments de rémunération, rémunérations, coordonnées bancaires, organisme de provenance en cas de transfert.

Gestion des demandes des salariés

Nom, prénom, code agent.

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des Agents du service des ressources humaines (Pole GAP)

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs
Archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme

Des données ne sont pas communiquées.

Les candidats disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition n’est pas applicable en raison de la base légale de ces traitements, fondés sur l’exécution du contrat.

Gestion des titres restaurants

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion des titres restaurant, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes du contrat (Art 6.b du RGPD)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés
Anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification : Nom, prénom, code agent.

Ces données, proviennent des bases RH de l’organisme.

Elles sont accessibles uniquement des Salariés du Pôle GAP.

Durées de conservation :

En base active, fichiers conservés jusqu’au versement des titres restaurant
Suppression des fichiers bureautique après versement.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Des données peuvent être communiquées :

Au prestataire de tickets restaurant (EDENRED)
Au CNGP (Centre national de gestion de la paye de l’assurance maladie)

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition n’est pas applicable en raison de la base légale de ces traitements, fondés sur l’exécution du contrat.

Gestion des relations individuelles

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion des relations individuelles, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des procédures disciplinaires, licenciements, RC, Transactions
Gestion des précontentieux et contentieux
Gestion de l’accompagnement des situations individuelles
Pilotage et évaluation de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Obligation légale (code du travail: articles L1332-1 à L1332-3) (Finalité Gestion des procédures disciplinaires, licenciements, RC, Transactions, Gestion des précontentieux et contentieux)
Intérêt légitime (Finalité Pilotage et évaluation de l’activité et Gestion de l’accompagnement des situations individuelles)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés
Anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Pour la finalité Gestion de l’accompagnement des situations individuelles ; Nom, prénom, Date embauche, fonction, Attestation de formation
Pour les finalités Gestion des procédures disciplinaires, licenciements, RC, Transactions et Gestion des précontentieux et contentieux : Nom, prénom, adresse, Degré d’aptitude (Si inaptitude en cause),
Pilotage et évaluation de l’activité : Ensemble des données citées ci avant

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Pour les finalités Gestion des procédures disciplinaires, licenciements, RC, Transactions et Gestion des précontentieux et contentieux : Nom, prénom, adresse, Degré d’aptitude (Si inaptitude en cause), : Responsable Pole GAP, Pole GEC et Direction
Pour la finalité Gestion de l’accompagnement des situations individuelles : Salariés Pôle GEC, responsable Pôle GAP et Direction

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs.
Conservation en archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Des données peuvent être communiquées :

Pour les finalités Gestion des procédures disciplinaires, licenciements, RC, Transactions et Gestion des précontentieux et contentieux : Médecine du travail, inspection du travail si salariés protégé et licenciement inaptitude
Pour la finalité de Gestion de l’accompagnement des situations individuelles : Transmission au prestataire externe en charge de l’accompagnement »

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

L’UC-IRSA peut avoir recours à de la sous-traitance pour la finalité Gestion de l’accompagnement des situations individuelles, avec des prestataires externes spécialisés en accompagnement des salariés.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition ne s’applique que sur les finalités poursuivies sur le fondement de l’intérêt légitime).

Ces droits droits sont pris en compte sur demande adressée au délégué à la protection des données (45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, 02 47 36 36 36, dpo@uc-irsa.fr). En cas de difficultés dans la mise en oeuvre des droits énoncés ci-dessus, Les salariés concernés peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07, https://www.cnil.fr/

Gestion des carrières et des mobilités

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion des carrières et des mobilités, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des mesures salariales
Gestion de l’intégration du personnel et de transfert de personnels
Gestion des campagne d’entretiens annuels et des entretiens professionnels
Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs
Gestion du compte personnel de formation
Piloter et évaluer l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Exécution du contrat (Gestion de l’intégration du personnel et de transfert de personnels – Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs)
Intérêt légitime (Gestion des mesures salariales, Gestion des campagne d’entretiens annuels, Gestion des mesures salariales)
Obligation légale (Gestion des entretiens professionnels : Code du travail Article L6315-1) (Gestion du compte personnel de formation : Code du travail Article R6323-3)

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés
Nouveaux salariés mutés
Anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Gestion des mesures salariales → nom, prénom, code agent, emploi, rémunération, historique de points
Gestion de l’intégration du personnel et de transfert de personnels→ Toutes les informations liées au salarié (nom, prénom, sexe, nom de jeune fille, copie de CNI, documents administratifs copie de carte vitale (NIR), date de naissance, adresse téléphone, mail ), niveau de diplôme, type de contrat de travail, ancienneté, emploi occupé, taux d’invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre), Bulletin n°2 du casier judiciaire (agents embauchés), temps de travail, éléments de rémunération, rémunérations, coordonnées bancaires, organisme de provenance en cas de transfert.
Gestion des campagne d’entretiens annuels → Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, code agent, date d’entrée dans l’organisme), Éléments de rémunération (niveau, points, brut), catégorie d’emploi, évaluation des compétences, objectifs individualisés et degré d’atteinte, Projet professionnel, demandes de formation.
Gestion des entretiens professionnels → Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, code agent, date d’entrée dans l’organisme), Projet professionnel, demandes de formation, avis de la hiérarchie.
Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs → Nom, Date entrée, emploi occupé, catégorie pro, rythme de travail, rémunération, temps de travail, taux de charges sociale, copie de Bulletins de salaire.
Gestion du compte personnel de formation : Non, prénom, montant de l’abondement.

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Gestion des mesures salariales → Salariés RH Pole GAP, Managers, Direction et assistantes
Gestion des campagne d’entretiens annuels et des entretiens professionnels → Salariés RH pole GEC, Direction
Gestion de l’intégration du personnel et de transfert de personnels → Salariés RH pole GEC
Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs → Salariés RH pole GEC + Manager RH pole GAP
Gestion du compte personnel de formation → Salariés RH pole GEC + Manager RH pole GAP

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs.
Conservation en archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme.
Pour la finalité Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs, les données issues de la fourniture des informations sur le site Transition Pro sont conservées tant que le parcours de l’agent n’est pas terminé.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Des données peuvent être communiquées :

Gestion des campagne d’entretiens annuels et des entretiens professionnels → Données non transmise à des tiers
Gestion des mesures salariales → Données transmises au SNGP
Gestion de l’intégration du personnel et de transfert de personnels→ Transmission au nouvel organisme destinataire de la mutation
Gestion et suivi des carrières – Accompagner les projets professionnels individuels ou collectifs→ Transmission des données sur le Site transition pro et en fonction de la formation et de l’éventuelle prise ne charge, transmission des données à l’organisme de financement de la formation.
Gestion du compte personnel de formation → Transmission des données sur le Site « Mon compte formation »

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les salariés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition ne s’applique que sur la finalité poursuivie sur le fondement de l’intérêt légitime).

Santé, médecine de prévention et médecine d'embauche

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Santé, médecine de prévention et médecine d’embauche, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion des accidents de travail
Gestion de l’ensemble des visites obligatoires ou non de personnel

Le recueil de ces données repose sur la base légale suivante :

Article 6-1-c du RGPD: Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle est soumis l’employeur

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Salariés et anciens salariés

Les données collectées sont les suivantes :

Gestion des accidents de travail → Fichier bureautique : Nom Prénom, nature des lésions / Sur Net entreprise: NIR, adresse, nom, prénom
Gestion de l’ensemble des visites obligatoires ou non de personnel → Nom, prénom, date de naissance, poste, résultat de la visite.

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Gestion des accidents de travail → Fichier bureautique : Salariés pole GAP / Cadre administratifs
Gestion de l’ensemble des visites obligatoires ou non de personnel → Les cadres administratifs de chaque site (médecine administrative distincte), salariés du pôle GAP

Durées de conservation :

Conservation en base active : durée pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs.
Conservation en archivage intermédiaire : 5 ans à compter du départ du salarié de l’organisme.

A l’issue de cette durée, les données physiques sont détruites et les données numériques sont effacées.

Des données peuvent être communiquées :

Gestion des accidents de travail → déclaration Net Entreprise : CPAM
Gestion de l’ensemble des visites obligatoires ou non de personnel → Responsable Service Immo Achat (Préconisations médecine du travail) pour mise en place de mesures d’adaptation au poste le cas échéant

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

Les salariés concernés disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent.

Le droit d’opposition n’est pas applicable en raison de la base légale de ces traitements, fondés sur une obligation légale.

Gestion du recrutement du personnel

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion du recrutement du personnel, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Réception et enregistrement des candidatures écrites comme dématérialisées
Gestion des procédures de recrutement
Gestion des réponses aux candidats
Constitution de viviers (CV-thèque)
Pilotage et évaluation de l’activité

Le recueil de ces données repose sur les bases légales suivantes :

Article 6-1-b du RGPD: Le traitement est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre l’organisme d’Assurance Maladie et les candidats à un emploi ou à un stage, pour les finalités suivantes :
- Réception et enregistrement des candidatures écrites comme dématérialisées
- Gestion des procédures de recrutement
- Gestion des réponses aux candidats
Article le 6-1-f du RGPD: Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’organisme d’Assurance Maladie, pour les finalités suivantes :
- Constitution de viviers (CV-thèque)
- Pilotage et évaluation de l’activité

Les personnes concernées par ce traitement sont les suivantes :

Personnes ayant postulé à un emploi ou stage ou ayant proposé leur candidature spontanée
Salariés ou anciens salariés des organismes
Stagiaires ou anciens stagiaires

Les données collectées sont les suivantes :

Pour les finalités de Réception et enregistrement des candidatures écrites comme dématérialisées, de Gestion des réponses aux candidats et de Constitution de viviers (CV-thèque):

Données d’identification dont nom, prénom, photo,
Données de contact personnel dont adresse postale, adresse email, n° de téléphone
Informations figurant dans le curriculum vitae, (parcours professionnel, formations, diplômes, loisirs, etc.) et dans les courriers et courriels transmis par les candidats
Éléments liés au poste visé (positionnement salarial, fourchettes de salaires, types et durées de contrats proposés)
Résultats d’évaluation le cas échéant, comptes rendus d’entretiens

Pour les finalités de Gestion des procédures de recrutement (uniquement pour les candidats retenus) et le Pilotage et évaluation de l’activité, données supplémentaires collectées :

Données d’identification
- Pour le candidat recruté : date de naissance, lieu de naissance, NIR, Copie de carte nationale d’identité, copie du permis de conduire, attestation de carte vitale,
- Pour un contact d’urgence : nom, prénom et coordonnées téléphone et adresse postale
Caractéristiques personnelles : nationalité
Données financières (RIB)
Composition du ménage : Enfants à charge et copie du livret de famille (si enfants à charge), situation d’état civil,
Bulletin d’adhésion aux organismes de prévoyance incluant en plus le nom de naissance, la désignation du ou des bénéficiaire(s) du capital décès (Nom d’usage, nom de naissance, prénom, date et lieu de naissance, et adresse complète) et la répartition entre le cas échéant
Bulletin d’adhésion à la mutuelle, incluant en plus Le NIR des éventuels conjoints et enfants à charge, ainsi que leurs dates de naissance, les NIR, dates de naissance et noms prénoms des personnes en adhésion facultative.
Expérience professionnelle passée, employeurs en cas de cumul d’activité
Données d’affiliation pour les professionnels de santé : copie et numéro de carte CPS le cas échéant, copie de l’attestation de paiement de la cotisation à l’ONM et ONI, numéro d’inscription aux ordres professionnels, numéro RPS,
Données de santé : copie de carnet de vaccination pour les professionnels médicaux, et reconnaissance RQTH si le salarié est concerné,
Autres données pour les stagiaires : Nom de l’établissement scolaire et autres informations indiquées dans la convention de stage proposée par l’établissement en question.

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement des personnes suivantes :

Pour les données concernées par les finalités » Réception et enregistrement des candidatures écrites comme dématérialisées, de Gestion des réponses aux candidats et de Constitution de viviers (CV-thèque) », Agents des ressources humaines en charge des recrutements (Pôle GEC) et futur manager direct du postulant (candidat ou stagiaire).

Durées de conservation :

Pour les candidatures retenues : Les candidatures retenues et l’ensemble des pièces demandées lors de la finalisation du contrat sont classées dans les dossiers individuels des agents et sont conservées 5 ans après le départ du salarié.
Pour les candidatures non retenues les candidatures sont conservées deux ans à compter du dernier contact sauf opposition de la personne à la conservation. A l’issue des durées de conservation, les données sont détruites (données physiques) ou effacées définitivement (données numériques).

Des données peuvent être communiquées :

A des prestataires extérieurs qui peuvent intervenir le cas échéant dans le processus (données des candidats en cours de recrutement uniquement)

Mais en aucun cas elles sont transférées en dehors de l’UE.

L’UC-IRSA peut faire appel à des cabinets spécialisés pour de recrutement de certains profils. Les engagements de confidentialité, responsabilités et obligations des parties sur les données personnelles traitées sont définis dans un contrat signé entre l’organisme l’UC-IRSA et le sous-traitant.

Les candidats disposent des droits d’accès, de rectification et de limitation relatifs aux données qui les concernent. Le droit d’opposition ne s’applique que sur la finalité poursuivie sur le fondement de l’intérêt légitime).

Gestion technique des personnels du laboratoire Gestion des activités

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion technique des personnels du laboratoire Gestion des activités, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Gestion du renouvellement des habilitations et des formations techniques
Gestion des plannings
Gestion des habilitations
Réalisation d’un plan de formation

Le recueil de ces données repose sur la base légale de l’intérêt légitime de l’employeur (Art 6.f du RGPD)

Les personnes concernées par ce traitement sont les salariés de l’organisme (personnel technique du laboratoire).

Les données collectées sont les suivantes :

Données d’identification (Nom, fonction, signature, initiales)
Données professionnelles (Dates de formation, dates d’habilitations, formations et habilitations détenues)

Ces données, proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement aux Cadres du laboratoire (cadre technique et biologistes) et au Personnel RH Pôle GEC.

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA ou sur les serveurs du réseau informatique de l’UC-IRSA, en base active, tant que le salarié est dans les effectifs, puis archivées pendant 6 ans après le départ du salarié.

Au-delà du terme de conservation, les données sont détruites ou effacées.

Les données sont transmises au service des Ressources Humaines, pole GAP, au responsable de service et à la Direction comptable et financière.

L’UC-IRSA ne fait appel à aucun sous-traitant dans le cadre de ce traitement.

Gestion des délégations

MENTION D’INFORMATION – Ressources humaines

Les données collectées dans le cadre de la Gestion des délégations, font l’objet d’un traitement par l’UC-IRSA, situé 45 rue de la parmentière, 37520 La Riche, en qualité de responsable de traitement.

Ces données sont collectées pour assurer les finalités suivantes :

Tenue d’un registre des délégations
Conservation des délégations nominatives

Le recueil de ces données repose sur la base légale du Contrat (Art 6.b du RGPD)

Les personnes concernées par ce traitement sont les salariés de l’organisme bénéficiant de délégations et le représentant légale de l’organisme.

Les données collectées sont les suivantes :

Nom
Prénom
Signature
Nature des délégations

Ces données, qui proviennent directement des personnes concernées.

Elles sont accessibles uniquement aux Partenaires signataires de la convention et aux Salariés concernés par l’objet de la convention (CCD, médecins responsables, cadres administratifs).

Les données recueillies sont conservées de manière sécurisée dans les locaux de l’UC-IRSA ou sur les serveurs du réseau informatique de l’UC-IRSA, dans le dossier du personnel 6 ans après la sortie de l’agent des effectifs. Les données inscrites dans le registre en bureautique sont conservées jusqu’au départ des effectifs ou le changement de fonction de l’agent.

Au-delà du terme de conservation, les données sont détruites ou effacées.

Les données sont transmises au service des Ressources Humaines, pole GAP, au responsable de service et à la Direction comptable et financière.

L’UC-IRSA ne fait appel à aucun sous-traitant dans le cadre de ce traitement.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement, de limitation en contactant le DPO de l’UC-IRSA par email à dpo@uc-irsa.fr ou par téléphone au 02 47 36 36 36.

Le droit à l’opposition ne s’applique pas en raison de la base légale du traitement basée sur le contrat.
En cas de difficultés dans la mise en œuvre des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 https://www.cnil.fr/

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